江蘇省灌南縣財(cái)政局會(huì)計(jì)中心  成 斌

電算化會(huì)計(jì)檔案指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)）和計(jì)算機(jī)打印出來的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。電算化會(huì)計(jì)檔案管理的主要任務(wù)是：監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會(huì)計(jì)檔案的安全與保密，保證各種會(huì)計(jì)檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。 

　　 一、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)  

　　1、電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外，還有所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。 

2、電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存儲(chǔ)形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在；另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在。

3、電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。 

　　4、電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。 

　　二、電算化會(huì)計(jì)檔案包含的內(nèi)容 

　　1、機(jī)制會(huì)計(jì)檔案，包括從會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等紙介質(zhì)檔案，還包括應(yīng)當(dāng)依法保存的會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。 

　　2、機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案，包括以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲(chǔ)的只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫。 

　　三、對電算化會(huì)計(jì)檔案生成的管理控制 

�。ㄒ唬�機(jī)制會(huì)計(jì)檔案生成的管理控制 

　　1.機(jī)制會(huì)計(jì)憑證類生成的管理控制。會(huì)計(jì)電算化操作員、審核記賬員應(yīng)認(rèn)真審核原始憑證的合法性、正確性；除由制單人員、復(fù)核人員簽章外，還應(yīng)由記賬人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管簽章，方可作為有效的會(huì)計(jì)檔案保管。 

　　2.機(jī)制會(huì)計(jì)賬簿類生成的管理控制�，F(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬每天在計(jì)算機(jī)內(nèi)登賬并打印輸出、核對無誤后由出納人員、記賬人員、復(fù)核人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管在賬簿上簽章方可作為有效的會(huì)計(jì)檔案保管�？傎~、其他明細(xì)賬定期打印輸出，連續(xù)編號，經(jīng)審核后裝訂成冊，同樣應(yīng)由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。 

　　3.機(jī)制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類生成的管理控制。會(huì)計(jì)報(bào)表和部分分析結(jié)果由會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)產(chǎn)生，同樣需要有關(guān)會(huì)計(jì)人員簽章，方可作為有效的會(huì)計(jì)檔案保管。 

�。ǘ�）機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案生成的管理控制 

　　機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，通過會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份的方式生成。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的載體以紙介質(zhì)為主，以磁、光電等其他介質(zhì)為輔，但發(fā)展方向是以方便、可靠而經(jīng)濟(jì)的磁性或光電等介質(zhì)取代紙介質(zhì)。 我們應(yīng)采取加密碼的“數(shù)字簽名”，簽名后的磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)方可作為有效的會(huì)計(jì)檔案保管。 

四、電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題 

鑒于電算化會(huì)計(jì)檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，在電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題外，還應(yīng)特別注意以下幾個(gè)問題： 

1、要加強(qiáng)對對電算化會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理。 

2、電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞。在管理時(shí)應(yīng)注意在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)；對存放在存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)寫好“保護(hù)”字樣；對存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制；對使用時(shí)間較長的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；對硬盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。