文/王改萍

　　   【摘要】：做好社會保險檔案管理工作一直是各項工作的重中之重，而做好社會保險檔案管理的根本點是加強創(chuàng)新。通過對新時期社會保險檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，從紙介檔案到數(shù)字檔案的探索，我們需要對新時期提出社會保險檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。 

　  【關(guān)鍵詞】：社會保險、檔案、創(chuàng)新 

　　隨著國民經(jīng)濟的逐步發(fā)展，我國社會保險的參保數(shù)迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創(chuàng)新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。 

　　  一、社會保險檔案管理現(xiàn)狀 

（一）社會保險的參保人數(shù)增長迅速 

我國社會保險的參保數(shù)，增長迅速。全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險的人數(shù)，參加基本養(yǎng)老保險的農(nóng)民工人數(shù)逐年增長，參加農(nóng)村社會養(yǎng)老保險和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長�？梢姡�我國社會保險檔案與日俱增，當(dāng)今社會的發(fā)展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創(chuàng)新。 

　�。ǘ�）負(fù)責(zé)社會保險檔案管理的部門分散

　　我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理�，F(xiàn)行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻�需要了解公民個人就業(yè)及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構(gòu)去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險金。 

　�。ㄈ�）社會保險的經(jīng)辦效率和范圍需要擴大

　　社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。熱切期待社會保險經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報模式的實現(xiàn)，傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會保險事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會保險檔案管理問題，繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時了�，F(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問題。 

　　 二、我國社會保險檔案管理系統(tǒng)存在的問題 

　�。ㄒ唬�對社會保險檔案管理工作不夠重視

　　由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使其管理工作處于無序狀態(tài)。 

　�。ǘ�）社會保險檔案管理體制不規(guī)范

　　由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象。有些社會保險部門檔案機構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會保險檔案的質(zhì)量。 

　　（三）社會保險檔案存檔的條件差

　　由于場地限制和經(jīng)費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。 

　　　三、社會保險檔案管理的解決辦法 

　�。ㄒ唬�將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔

　　社會保險經(jīng)辦機構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。保存起來不方便，將這些材料進行電腦掃描儲存，可靈活運用；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。 

　�。ǘ�）根據(jù)社保檔案類別進行分類管理

　　根據(jù)不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。 

　　（三）建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

　　建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動及社會保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運作支撐平臺、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。在全國設(shè)立計算機網(wǎng)絡(luò)，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，提高工作的透明度。 

　�。ㄋ模┙y(tǒng)一公民社保檔案管理號碼，可供查詢

實行對每個公民發(fā)放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統(tǒng)一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機構(gòu)負(fù)責(zé)公民個人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發(fā)的，便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。

作者：山西省文水縣醫(yī)保中心