山西省文水縣經(jīng)濟(jì)和信息化局      武曉艷

檔案是歷史的真實記錄。隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)的進(jìn)步，把檔案看成文件庫的傳統(tǒng)認(rèn)識正在被記憶庫的認(rèn)識所取代。對于事業(yè)單位來說，檔案管理是整個行政事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證，對推動單位自身的科學(xué)發(fā)展，促進(jìn)社會精神文明建設(shè)、維護(hù)人民群眾的正當(dāng)權(quán)益起著越來越重要的作用。

    一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀。

（一）事業(yè)單位工作人員對檔案工作的重要性認(rèn)識不夠。

長期以來，事業(yè)單位的工作人員對檔案工作的認(rèn)識存在誤區(qū)。首先，是單位的領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理工作，認(rèn)為檔案工作不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，上級部門在年度和任期考核中也沒有把檔案工作納入重要的考核范圍，所以在檔案日常管理等方面未給予足夠的重視與監(jiān)管。其次是事業(yè)單位的一些檔案工作人員自身的責(zé)任心不強(qiáng)。在檔案的整理與管理工作中沒有做到盡職盡責(zé)，以為只要不丟失、不泄密即可，使得檔案工作嚴(yán)重擱淺。

（二）事業(yè)單位的檔案管理配備的人力、物力資源不夠。

當(dāng)前的事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會因為系統(tǒng)功能和自身能力的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機(jī)，在調(diào)閱檔案和資料檢索時，仍習(xí)慣于手工操作。

二、新形勢下的檔案管理工作。

隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。做好檔案工作，不再僅僅是保持檔案資料的齊全和安全，更要做到資料的完整性，管理的規(guī)范性，利用的有效性。新形勢下如何做好檔案管理工作，給檔案管理工作提出了更高的要求。檔案作為信息社會眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分，在當(dāng)今世界科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的時代，更應(yīng)大膽采用新技術(shù)，適應(yīng)時代的發(fā)展，否則就會被時代所淘汰。

三、新形勢下事業(yè)單位應(yīng)實現(xiàn)檔案管理的信息化

（一）事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理重要性的認(rèn)識

檔案對于任何一個組織或單位都是必不可少的資源，檔案內(nèi)部收集到的信息數(shù)據(jù)對一個組織發(fā)展有著很大的促進(jìn)作用。檔案管理工作應(yīng)引起事業(yè)單位的足夠重視，這樣才能為單位內(nèi)部的信息資源利用提供方便。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，雖然它不是績效考核的指標(biāo)，但檔案管理關(guān)系到單位以后長遠(yuǎn)的發(fā)展，而且檔案工作涉及到單位的每個人，關(guān)系到個人的切身利益，應(yīng)引起每個人的重視。檔案管理者要愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作，要增強(qiáng)服務(wù)意識。

（二）事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理信息化的意義

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉(zhuǎn)向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務(wù)作為重點。實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以提升檔案管理的辦事效率，促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。隨著信息化檔案管理模式的運(yùn)行，其對于事業(yè)單位工作的促進(jìn)作用更為顯著，以人事檔案管理為例，其在管理期間需顧及到各方面的內(nèi)容，例：職工入職、退休、調(diào)動等，為了準(zhǔn)確統(tǒng)計，動態(tài)了解這些情況，則需要先“歸檔”后才能查詢，在這一處理過程中融合計算機(jī)技術(shù)，可以將檔案資料的詳細(xì)情況體現(xiàn)出來，從而保證各項檔案管理工作有序進(jìn)行，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。

（三）事業(yè)單位檔案管理信息化的策略

1、制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃
　　在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時，應(yīng)服從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計劃，形成一個規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。

2、建立起一個實用的檔案信息網(wǎng)站
　　檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數(shù)字化的重要標(biāo)志和重要手段。

在檔案的信息化建設(shè)之中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個一體化系統(tǒng)，把本單位各個部門的信息統(tǒng)籌考慮進(jìn)去，實現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。

3、逐漸實現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個重要的前提和基礎(chǔ)，也是對檔案原件進(jìn)行保護(hù)的一個重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過使用先進(jìn)的信息手段，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在網(wǎng)上發(fā)布，以提供服務(wù)。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對所有館藏進(jìn)行全文數(shù)字化，而是對館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，以突出重點，進(jìn)而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應(yīng)長期共存，相互補(bǔ)充。

　　對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是當(dāng)前科技與社會發(fā)展的必然要求。各個事業(yè)單位要重視其檔案管理，根據(jù)實際情況制定出一個檔案數(shù)字化管理的總體規(guī)劃，建設(shè)好自己的檔案信息網(wǎng)站，使檔案信息化符合國內(nèi)外的標(biāo)準(zhǔn)，并不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，不斷提高工作效率，適應(yīng)時代發(fā)展。