山西省文水縣經(jīng)濟(jì)和信息化局      武曉艷

檔案是歷史的真實(shí)記錄。隨著社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)的進(jìn)步，把檔案看成文件庫(kù)的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)正在被記憶庫(kù)的認(rèn)識(shí)所取代。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理是整個(gè)行政事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證，對(duì)推動(dòng)單位自身的科學(xué)發(fā)展，促進(jìn)社會(huì)精神文明建設(shè)、維護(hù)人民群眾的正當(dāng)權(quán)益起著越來(lái)越重要的作用。

    一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀。

（一）事業(yè)單位工作人員對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。

長(zhǎng)期以來(lái)，事業(yè)單位的工作人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)。首先，是單位的領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理工作，認(rèn)為檔案工作不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，上級(jí)部門在年度和任期考核中也沒(méi)有把檔案工作納入重要的考核范圍，所以在檔案日常管理等方面未給予足夠的重視與監(jiān)管。其次是事業(yè)單位的一些檔案工作人員自身的責(zé)任心不強(qiáng)。在檔案的整理與管理工作中沒(méi)有做到盡職盡責(zé)，以為只要不丟失、不泄密即可，使得檔案工作嚴(yán)重?cái)R淺。

（二）事業(yè)單位的檔案管理配備的人力、物力資源不夠。

當(dāng)前的事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)功能和自身能力的限制，只把一些個(gè)人檔案和信息輸入計(jì)算機(jī)，在調(diào)閱檔案和資料檢索時(shí)，仍習(xí)慣于手工操作。

二、新形勢(shì)下的檔案管理工作。

隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。做好檔案工作，不再僅僅是保持檔案資料的齊全和安全，更要做到資料的完整性，管理的規(guī)范性，利用的有效性。新形勢(shì)下如何做好檔案管理工作，給檔案管理工作提出了更高的要求。檔案作為信息社會(huì)眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分，在當(dāng)今世界科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，更應(yīng)大膽采用新技術(shù)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，否則就會(huì)被時(shí)代所淘汰。

三、新形勢(shì)下事業(yè)單位應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

（一）事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

檔案對(duì)于任何一個(gè)組織或單位都是必不可少的資源，檔案內(nèi)部收集到的信息數(shù)據(jù)對(duì)一個(gè)組織發(fā)展有著很大的促進(jìn)作用。檔案管理工作應(yīng)引起事業(yè)單位的足夠重視，這樣才能為單位內(nèi)部的信息資源利用提供方便。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，雖然它不是績(jī)效考核的指標(biāo)，但檔案管理關(guān)系到單位以后長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，而且檔案工作涉及到單位的每個(gè)人，關(guān)系到個(gè)人的切身利益，應(yīng)引起每個(gè)人的重視。檔案管理者要愛(ài)崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作，要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。

（二）事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的意義

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來(lái)的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過(guò)信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)作為重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以提升檔案管理的辦事效率，促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。隨著信息化檔案管理模式的運(yùn)行，其對(duì)于事業(yè)單位工作的促進(jìn)作用更為顯著，以人事檔案管理為例，其在管理期間需顧及到各方面的內(nèi)容，例：職工入職、退休、調(diào)動(dòng)等，為了準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，動(dòng)態(tài)了解這些情況，則需要先“歸檔”后才能查詢，在這一處理過(guò)程中融合計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以將檔案資料的詳細(xì)情況體現(xiàn)出來(lái)，從而保證各項(xiàng)檔案管理工作有序進(jìn)行，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。

（三）事業(yè)單位檔案管理信息化的策略

1、制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃
　　在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時(shí)，應(yīng)服從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點(diǎn)與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實(shí)可行的檔案管理信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計(jì)劃，形成一個(gè)規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動(dòng)檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。

2、建立起一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站
　　檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，一般以網(wǎng)頁(yè)形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實(shí)時(shí)歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時(shí)，也是檔案數(shù)字化的重要標(biāo)志和重要手段。

在檔案的信息化建設(shè)之中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)一體化系統(tǒng)，把本單位各個(gè)部門的信息統(tǒng)籌考慮進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。

3、逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ)，也是對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)的一個(gè)重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過(guò)使用先進(jìn)的信息手段，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并在網(wǎng)上發(fā)布，以提供服務(wù)。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對(duì)所有館藏進(jìn)行全文數(shù)字化，而是對(duì)館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，以突出重點(diǎn)，進(jìn)而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應(yīng)長(zhǎng)期共存，相互補(bǔ)充。

　　對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是當(dāng)前科技與社會(huì)發(fā)展的必然要求。各個(gè)事業(yè)單位要重視其檔案管理，根據(jù)實(shí)際情況制定出一個(gè)檔案數(shù)字化管理的總體規(guī)劃，建設(shè)好自己的檔案信息網(wǎng)站，使檔案信息化符合國(guó)內(nèi)外的標(biāo)準(zhǔn)，并不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，不斷提高工作效率，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。