山東省鄒城市第六中學(xué) 肖明 

      摘要：現(xiàn)階段傳統(tǒng)手工的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)今時(shí)代快速發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行。諸多問(wèn)題的存在制約著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展：檔案管理意識(shí)淡薄、工作不重視；檔案管理觀念落后、操作不規(guī)范；檔案管理設(shè)備奇缺、資金不到位；檔案管理人員素養(yǎng)偏低、學(xué)習(xí)不積極。
      關(guān)鍵詞：檔案管理  問(wèn)題  整改措施

      在現(xiàn)代檔案管理中，人們談?wù)撦^多的是常規(guī)的檔案管理方法與理念，但伴隨著信息時(shí)代的到來(lái)，無(wú)論在現(xiàn)代社會(huì)活動(dòng)還是個(gè)人生活中，大量的資料通過(guò)各種途徑傳遞到個(gè)人手中，因此使用最為方便地當(dāng)數(shù)電子信息類(lèi)檔案資料了。因此，現(xiàn)階段傳統(tǒng)手工的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)今時(shí)代快速發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行。然而，諸多問(wèn)題的存在制約著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展：檔案管理意識(shí)淡薄、工作不重視；檔案管理觀念落后、操作不規(guī)范；檔案管理設(shè)備奇缺、資金不到位；檔案管理人員素養(yǎng)偏低、學(xué)習(xí)不積極.……現(xiàn)階段大多數(shù)單位對(duì)檔案管理工作觀念落后，操作不夠規(guī)范，沒(méi)有建立一個(gè)相對(duì)健全和完善的管理制度。觀念的落后嚴(yán)重的制約著檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)。在許多單位，檔案管理人員在檔案的收集整理過(guò)程中存在諸多不完整、不規(guī)范的問(wèn)題，使得很多歸檔材料不齊全、不合格。現(xiàn)階段還有許多單位的檔案管理以傳統(tǒng)的手工管理模式為主，譬如檔案的收集、整理、編目等工序幾十年來(lái)仍上承下效，沒(méi)跟上時(shí)代的節(jié)拍，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找困難效率低下。
      下面，我就從幾個(gè)方面闡述我的觀點(diǎn)。
      一、目前檔案管理工作存在的問(wèn)題
      盡管現(xiàn)代科技的發(fā)展為檔案工作的優(yōu)質(zhì)、快速、全面提供了客觀的條件，然而，不容否認(rèn)還有一些單位的檔案管理工作仍處于比較低的層次，僅僅是單純地、被動(dòng)地記錄，檔案的種種功效沒(méi)有被開(kāi)發(fā)和利用。目前，檔案工作存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾方面：
      1、檔案意識(shí)薄弱。自我從事檔案工作以來(lái)，工作緣故接觸了許多同行。他們大多兢兢業(yè)業(yè)、盡職盡責(zé)，然而也有一些人員大局觀念不強(qiáng)，意識(shí)狹窄，責(zé)任心不強(qiáng)，他們認(rèn)為檔案工作只是檔案部門(mén)的事，不能將其與學(xué)校發(fā)展及各項(xiàng)建設(shè)密切結(jié)合起來(lái)，不能把工作業(yè)務(wù)與自身建設(shè)和發(fā)展緊密結(jié)合起來(lái)。眾所周知：檔案保護(hù)工作是為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)的。然而由于學(xué)校工作存在陳舊觀念，過(guò)分強(qiáng)調(diào)為教育教學(xué)服務(wù)，在一定程度上導(dǎo)致了保護(hù)檔案意識(shí)的薄弱，表現(xiàn)在實(shí)際行動(dòng)上就是對(duì)檔案工作抓得不緊，管得不嚴(yán)，對(duì)檔案資料疏于整理和保護(hù)。
      2、管理混亂、不規(guī)范。主要體現(xiàn)在對(duì)檔案資料的收集、整理、錄入不規(guī)范，文書(shū)制作格式歸檔不統(tǒng)一，就比如我在剛介入檔案工作時(shí)，發(fā)現(xiàn)對(duì)于文書(shū)檔案的永久、30年、10年保管期限因?yàn)槔斫獠磺�，收集較為混亂、歸檔目錄同保管期限不符，究其原因在于沒(méi)有形成完整的檔案利用和管理體系。
      教師業(yè)務(wù)檔案歸類(lèi)也存在收錄混亂，且自覺(jué)、主動(dòng)交個(gè)人材料散漫等問(wèn)題。一系列的混亂，多次的催繳，使得我在整理、查閱、檢查檔案造成諸多的困難。
      3、立卷工作不規(guī)范。在收集本單位自制檔案資料的過(guò)程中，我就有時(shí)遇到各部門(mén)不給予配合、推三阻四的情況，收集資料時(shí)也有時(shí)是往返數(shù)十次，終究無(wú)法收集齊全資料，這說(shuō)明在檔案管理工作中許多人檔案意識(shí)薄弱。
       4、檔案存放不合理，保護(hù)不當(dāng)。如果各類(lèi)檔案排列順序、編號(hào)混亂，就會(huì)給檔案查閱和利用等工作帶來(lái)很大的困難；對(duì)電子文檔，如光盤(pán)、軟盤(pán)等介質(zhì)檔案保護(hù)措施不當(dāng)，還會(huì)造成重要檔案數(shù)據(jù)丟失或機(jī)密檔案泄露的嚴(yán)重情況。
       5、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)普遍低下，思想僵化。長(zhǎng)期以來(lái)，有的學(xué)校檔案室是“養(yǎng)成過(guò)渡”“干部晉級(jí)”的好去處，又是“貴婦人”和老、弱、病、殘人員的“養(yǎng)尊處優(yōu)”之地。許多人安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取。再者，專(zhuān)職檔案人員大多是“半路出家”，個(gè)別檔案人員對(duì)計(jì)算機(jī)操作、運(yùn)用缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)的理念功底，又缺乏學(xué)術(shù)研究、史料研究等。這與現(xiàn)在檔案管理工作的信息化的具體要求相距甚遠(yuǎn)。
      二、經(jīng)過(guò)這多年我工作的反思、總結(jié)，進(jìn)一步闡述我今后力爭(zhēng)的整改措施，敬請(qǐng)批評(píng)指正。
      1、領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。各單位的一把手應(yīng)該是“領(lǐng)頭羊”，應(yīng)該是第一責(zé)任人，只有領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)建立了，下面各部門(mén)負(fù)責(zé)人才會(huì)引起重視，在收集本部門(mén)的資料時(shí)才會(huì)快捷、全面、規(guī)范。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)一把手負(fù)責(zé)制，確定檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案機(jī)構(gòu)責(zé)任人，并把檔案法規(guī)學(xué)習(xí)教育貫穿在學(xué)習(xí)的始終，時(shí)刻貫穿“檔案就在你身邊”，牢固樹(shù)立“學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，利國(guó)利民利己”的思想，應(yīng)該經(jīng)常組織全體教職工學(xué)習(xí)檔案法規(guī)、樹(shù)立人人是檔案保護(hù)的主人翁意識(shí)，在單位掀起學(xué)習(xí)熱潮，達(dá)到“知檔案、用檔案”的高潮。堅(jiān)決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案管理井然有序。
      2、提高專(zhuān)職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一個(gè)優(yōu)秀的檔案員，是單位檔案管理及保護(hù)工作的核心。配備一個(gè)業(yè)務(wù)精、文化高、政治素質(zhì)好、保密意識(shí)強(qiáng)的檔案管理員，是必須且必要的。在干好工作的同時(shí)就要首先清楚自己所處的位置，清楚自己所具備的職責(zé)和應(yīng)盡的責(zé)任。擺正位置，嚴(yán)格遵守職責(zé)。只有把位置任準(zhǔn)，把職責(zé)搞清，從小事做起，踏實(shí)做事、誠(chéng)實(shí)做人，克服各種困難，腳踏實(shí)地工作，才能做好本職工作。
為了提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，要定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，提升管理人員的業(yè)務(wù)水平和實(shí)操能力，而且應(yīng)定期開(kāi)展檔案管理交流會(huì)，讓工作人員之間相互交流工作經(jīng)驗(yàn)和管理經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短提高工作效率。要建立長(zhǎng)效的約束、激勵(lì)機(jī)制使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感，才能積極地學(xué)習(xí)，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平和能力。提高檔案人員技術(shù)管理的素質(zhì)，這就要求檔案管理人員既要有良好的職業(yè)素養(yǎng)又要有高度的工作責(zé)任感和求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，還要有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)能力，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法的基本技能。檔案管理工作既復(fù)雜繁冗又簡(jiǎn)單枯燥，難以激發(fā)人的積極性，這更要求檔案管理人員對(duì)本職工作重要性有充分的理性認(rèn)識(shí)，明確工作目標(biāo)，兢兢業(yè)業(yè)地做好工作。
      3、建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。把檔案工作列入全局的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，把檔案工作作為單位管理的一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與學(xué)校其它工作同部署、同組織、同考核。同時(shí)，配備了具有較高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助共抓的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
      為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范學(xué)校的文書(shū)檔案管理，強(qiáng)化制定《檔案管理辦法》及有關(guān)規(guī)章制度等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔范圍及整理要求，使各部門(mén)對(duì)文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，同時(shí)，制定《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎(jiǎng)懲制度，并納入學(xué)校的崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性。
      4、加大宣傳教育，全員重視檔案工作。加強(qiáng)宣傳工作力度，提高全員檔案意識(shí)。人人樹(shù)立這種意識(shí)：“檔案管理服務(wù)于教育教學(xué)”，加大資金投入，強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，有效發(fā)揮檔案的信息功能，做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案的作用，全方位為學(xué)校教學(xué)和科研服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】
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