山東省鄒城市第六中學(xué) 呂愛(ài)國(guó)
      【摘要】中學(xué)檔案在實(shí)際管理中是非常復(fù)雜和繁瑣的，將信息化技術(shù)與檔案管理的有效結(jié)合是教育管理的發(fā)展趨勢(shì)。由于每年學(xué)生數(shù)量眾多，學(xué)生信息量數(shù)據(jù)龐大，并且學(xué)生檔案信息對(duì)于其發(fā)展和成長(zhǎng)來(lái)說(shuō)又是非常重要的，而現(xiàn)代信息大都以數(shù)據(jù)的形式保存在網(wǎng)絡(luò)中，極大地方便歸納整理、查找利用。因此，制定有效的檔案管理措施，以加強(qiáng)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)是十分必要的。
      【關(guān)鍵詞】中學(xué)檔案管理 信息化建設(shè) 有效措施
      一、加強(qiáng)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的必要性
      伴隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，信息化進(jìn)程基本遍布各個(gè)領(lǐng)域，學(xué)校檔案管理工作亦在其中。越來(lái)越多的學(xué)校檔案管理工作逐步走上了信息化道路，信息技術(shù)應(yīng)用給我們帶來(lái)了巨大的便利。檔案管理信息化使得檔案管理工作更加合理化、效率化！所以，我們必須通過(guò)科學(xué)創(chuàng)新、完善管理措施、加強(qiáng)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，最大限度地發(fā)揮檔案管理在教育教學(xué)中的作用。
      二、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀
      就目前而言，不少中學(xué)電子檔案管理的建設(shè)已構(gòu)成，但操作性不強(qiáng)、利用率不高，檔案管理信息化建設(shè)存在諸多問(wèn)題，阻礙了學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。
      （一）檔案管理人員總體素質(zhì)偏低
      學(xué)校檔案管理信息化對(duì)檔案管理人員提出了諸多要求，除了自身檔案管理業(yè)務(wù)能力外，還對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)能力、檢索能力提出了更高的要求。而許多中學(xué)檔案管理部門還未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理的檔案管理隊(duì)伍，他們中大多數(shù)未接受過(guò)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理信息化建設(shè)的基本知識(shí)和技能。
      （二）對(duì)學(xué)校檔案管理工作認(rèn)識(shí)程度不高
      仍有少數(shù)學(xué)校對(duì)檔案管理工作沒(méi)有高度的重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作對(duì)于學(xué)校教育教學(xué)所起的作用，影響到了學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，為學(xué)校建設(shè)與發(fā)展埋下了隱患。
      （三）學(xué)校檔案管理信息化硬件設(shè)備落后，規(guī)章制度缺乏
       學(xué)校對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施方面的投資很少，不論是檔案管理團(tuán)隊(duì)還是檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)與要求。不少學(xué)校檔案庫(kù)房老化、空間不足以及防護(hù)措施不完善等等，其后果容易造成檔案信息破損丟失，以至嚴(yán)重威脅學(xué)校檔案管理的安全性。
       對(duì)于規(guī)章制度方面，缺少對(duì)學(xué)校檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，使得學(xué)校檔案管理缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制，致使學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作不能有效開(kāi)展。雖然學(xué)校檔案室配有電腦，但是檔案信息數(shù)字化的管理水平較低，沒(méi)有充分利用數(shù)字化帶來(lái)的便捷。
      （四）檔案利用率偏低
      中學(xué)檔案資料多為紙質(zhì)檔案，電子檔案的利用率偏低。
      那么，中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施是什么呢？面對(duì)挑戰(zhàn)，廣大檔案工作者必須要增強(qiáng)檔案信息化的緊迫感。在中學(xué)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)確立保障重點(diǎn)的原則，就是依據(jù)檔案性質(zhì)與重要性的不同，依照輕重緩急的順序?qū)�檔案進(jìn)行信息化加工，對(duì)檔案信息化處理要采用最有實(shí)用價(jià)值的模式。
       三、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)有效措施的主要內(nèi)容
      要確定學(xué)校檔案信息化建設(shè)的目標(biāo),提出建設(shè)任務(wù)以及分步實(shí)施規(guī)劃,制定學(xué)校數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)施方案,并組織專家進(jìn)行論證。把檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目納入學(xué)�？傮w發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行分步實(shí)施的預(yù)期目標(biāo)。
      1、強(qiáng)化檔案信息化的安全管理，制定切實(shí)可行的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全管理措施和各項(xiàng)規(guī)章制度。學(xué)校既要維護(hù)傳統(tǒng)載體檔案的安全，又要維護(hù)數(shù)字檔案信息的安全。
      2、加大檔案信息化管理的軟硬件建設(shè)。通過(guò)配備相應(yīng)的管理設(shè)施和必要現(xiàn)代化辦公設(shè)備，使檔案工作從落后的手工操作走向信息化的規(guī)范管理，使師生及需要檔案信息服務(wù)的人員得到快捷高質(zhì)量的服務(wù)。
      3、建立健全數(shù)字檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。信息化檔案的案卷和文件檢索已基本替代傳統(tǒng)的人工檢索查找方式，提高了檔案資料查找的速度和準(zhǔn)確度，極大的提高了檔案管理工作利用率。
      4、培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才。檔案管理信息化飛速發(fā)展，既要管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，又要他們熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的長(zhǎng)期培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程。
       5、檔案信息化管理資源共享。對(duì)于學(xué)校檔案管理來(lái)說(shuō)，信息化、網(wǎng)絡(luò)化已成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)文件、檔案的全部信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保資源共享，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，實(shí)行統(tǒng)一管理，避免不必要的重復(fù)操作。
      總之，我們必須充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性。要將中學(xué)的檔案信息化工作納入統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)范圍，為檔案工作人員的培訓(xùn)創(chuàng)造良好條件，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，改善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新形勢(shì)下的發(fā)展要求。通過(guò)利用檔案管理信息化系統(tǒng)，完成對(duì)文書檔案、教學(xué)檔案等各類學(xué)校檔案的編目、排序、檢索和輸出等工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理中各類檔案的信息化處理，以及自動(dòng)化管理，促進(jìn)檔案工作的順利進(jìn)行，保證學(xué)校檔案工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。
      對(duì)于有較好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的學(xué)校而言，依托自身軟件研究能力可以開(kāi)發(fā)手機(jī)版檔案管理的應(yīng)用，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息化，使得檔案信息化管理工作更上新臺(tái)階。
      四、總結(jié)與展望
      檔案管理工作成為學(xué)校發(fā)展的重要基礎(chǔ)組成部分，中學(xué)檔案信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的新趨勢(shì)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)等問(wèn)題，是我們?cè)谖磥?lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)學(xué)校檔案管理信息化進(jìn)程中所要面對(duì)的問(wèn)題。檔案管理工作人員要勇于擔(dān)負(fù)起檔案信息化建設(shè)的責(zé)任，不斷優(yōu)化檔案管理信息化設(shè)計(jì)方案，最大限度地發(fā)揮檔案管理在學(xué)校發(fā)展中的作用。
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                     編輯：紅研