文/樊彩花                                            

  幼兒園的檔案是幼兒園辦園歷史和發(fā)展軌跡的見證，是評價(jià)幼兒園整體辦學(xué)水平的“窗口”，是深入開展教育教學(xué)改革、全面實(shí)施素質(zhì)教育活動不可缺少的資料。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，服務(wù)是目的，服務(wù)是前提，沒有良好的服務(wù)，就失去了檔案管理的價(jià)值和作用，因此，要始終堅(jiān)持工作就是服務(wù)的觀念，以大家“滿意不滿意”為標(biāo)準(zhǔn)，以"增強(qiáng)服務(wù)意識"和"主動服務(wù)"作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，即：檔案管理服務(wù)于教育教學(xué)，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于教師，服務(wù)于班級。所以，幼兒園應(yīng)高度重視檔案工作的建設(shè)，要注重收集、整理和充分利用幼兒園的檔案資料，并使它更好地為幼兒園的教育及發(fā)展服務(wù)。對此，我特提出以下看法：

 一、建立制度，規(guī)范建檔

 以前我園由于對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，沒有設(shè)置專職和兼職的檔案管理人員，檔案資料的保存也不規(guī)范，有時(shí)為了應(yīng)付檢查就突擊搞一下。近幾年來，在園領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下，首先配備了工作責(zé)任心強(qiáng)，工作認(rèn)真細(xì)致，而且在幼兒園各部門都工作過的一名教師做兼職的資料員，并設(shè)立了檔案資料室，還先后制定了《檔案資料管理制度》《資料借閱登記制度》《資料員工作職責(zé)》《資料定期檢查制度》《交存資料注意事項(xiàng)》等一系列規(guī)章制度。并聘請了兄弟園有經(jīng)驗(yàn)的管理人員來園指導(dǎo)，從檔案資料的目錄建立，到資料的分類整理，從案卷的建立，到資料的規(guī)范裝訂等，全部都力求達(dá)到規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的要求。 

 目前，我園已先后建立了《幼兒園行政檔案》《綠色幼兒園檔案》《科研檔案》《幼兒衛(wèi)生保健檔案》《教師教育教學(xué)檔案》《圖書音像照片資料檔案》《教具、學(xué)具、教學(xué)儀器等實(shí)物檔案資料》《財(cái)會檔案》等。

  然而，我園的館藏檔案主要以傳統(tǒng)的紙張、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主，利用方式也主要是借閱、咨詢等，這已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了現(xiàn)代檔案管理的要求，許多工作人員的檔案管理觀念和工作方式也已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于電子時(shí)代，改變傳統(tǒng)的管理觀念和提高檔案工作者的素質(zhì)已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。要適應(yīng)21 世紀(jì)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加快檔案信息化建設(shè)，就必須對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化處理，主要包括對原始檔案進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

  二、 勤于收集，學(xué)會收集

 檔案工作的基礎(chǔ)是資料的收集，而收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，而且最重要的是要注意保存原始的真實(shí)的第一手資料，所以一切檔案資料的收集都要從平時(shí)的積累開始，從點(diǎn)點(diǎn)滴滴的工作做起。

  由于幼兒園人員分散，頭緒多，檔案的收集根本無暇顧及。我看來應(yīng)該在全園樹立“以人為本”，“以高質(zhì)量、高品位服務(wù)教師和服務(wù)教學(xué)”的思想，宣傳檔案資料的作用，使教職工對保留檔案資料有一定了解和認(rèn)識。其次，應(yīng)善于利用各種有得利時(shí)機(jī)收集檔案材料。比如公開課，開放日，六一活動，勞動競賽等等。最重要的是，要訂出職責(zé)和要求，要求每個(gè)人都必須收集資料，并納入年度目標(biāo)中，與獎(jiǎng)金掛鉤，這樣使每位教職員工將檔案的建立和保護(hù)檔案的完整性化為自己自覺的行動。大家都自覺主動地收集日常工作中產(chǎn)生的材料，如班務(wù)計(jì)劃、總結(jié)、自制玩教具、家長會以及幼兒的成長資料都及時(shí)收集積累并匯總。 

 三、檔案整理工作要做好

 檔案資料在收集上來后，要及時(shí)的進(jìn)行檔案資料的整理分類，檔案的整理就是對辦理完畢的，具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行的系統(tǒng)化、條理化的過程。這是一個(gè)周而復(fù)始的工作，對已經(jīng)失去保留價(jià)值且很少利用的資料應(yīng)及時(shí)的清理，做到去粗取精。

  我們可以借鑒中、小學(xué)檔案管理類目，根據(jù)幼兒園的實(shí)際情況，進(jìn)行精減、壓縮，制訂出自己的檔案管理分類細(xì)目，如：行政管理、教育教學(xué)、基建建設(shè)、幼兒保健、財(cái)務(wù)財(cái)產(chǎn)、音像資料、照片資料、圖書資料等幾大類，并在各大類目下設(shè)小細(xì)目，對幾類檔案資料分頭收集、分類整理，立卷成冊，然后統(tǒng)一保管存放。 存放時(shí)要注意對案卷的裝訂工作安全，使其整齊、美觀、方便管理。

      四、充分利用檔案，為園發(fā)展服務(wù)

  檔案工作的根本目的，就是充分發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。使大家能及時(shí)地獲取信息，并從信息中獲取、提煉、開發(fā)出有參考價(jià)值的東西，否則將成為死檔。這就涉及到檔案的借閱管理。 我園各類檔案均應(yīng)配備借閱登記本，對一些保密性檔案（如會議記錄）劃定借閱人范圍；對查閱、借用者照章辦事，對借出的檔案要填寫借閱單（包括借閱人姓名、借閱時(shí)間、案卷名稱），并規(guī)定歸還日期，逾期不還的要及時(shí)催要。檔案員在辦理借閱手續(xù)時(shí)，應(yīng)主動將借閱者所需文件材料找準(zhǔn)，用一書簽隔開直接提供，不要讓借閱者自己尋找。這樣既可節(jié)約借閱者時(shí)間，又可減少因借閱者來回翻閱卷內(nèi)文件材料造成的磨損。

  檔案利用好了，就會有巨大的優(yōu)點(diǎn)，如：領(lǐng)導(dǎo)決策之前，或是各項(xiàng)活動籌備開展之前，都可以參考以前的資料。每學(xué)期教師的各項(xiàng)技能技巧活動，幼兒園的各項(xiàng)大型活動，也可以參考檔案資料，在原基礎(chǔ)上取往年之長，改進(jìn)不足，精心策劃，精心設(shè)計(jì)，使每次活動都做到心中有數(shù)，達(dá)到良好的預(yù)期效果。

  檔案管理工作是一件長期的艱苦的工作，日后，我們需在檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化上繼續(xù)努力，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高檔案管理水平，使幼兒園有關(guān)檔案和教學(xué)資料得到充分利用，以促進(jìn)我園整體管理水平再上一個(gè)新臺階。

作者：山西省文水縣政府機(jī)關(guān)幼兒園