INTERNET的廣泛普及，現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的日新月異。正在深刻地改變傳統(tǒng)的辦公方式，一些軟件有利于提高組織內(nèi)部協(xié)作效率、信息效率，并幫助個人實(shí)現(xiàn)輕松辦公，提高管理效率。目前辦公軟件的應(yīng)用范圍很廣，大到社會統(tǒng)計，小到會議記錄，數(shù)字化的辦公，離不開辦公軟件的協(xié)助。目前辦公軟件朝著操作簡單化，功能細(xì)化等方向發(fā)展。講究大而全的office系列和專注與某些功能深化的小軟件并駕齊驅(qū)。大方向講比如OA系統(tǒng)是電子政務(wù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，也就是是人們常說的無紙化辦公。還有就是協(xié)同管理軟件，解決流程管理和信息共享的問題。企業(yè)中，順暢的溝通對生產(chǎn)效率、管理質(zhì)量起到至關(guān)重要的作用。在異步通信已無法滿足辦公需求的形式下，好的即時溝通平臺，能夠幫助實(shí)現(xiàn)高效溝通。
       辦公自動化都具有一定固定流程。所謂的固定流程指的是對于某個審批模板，先設(shè)定好其需要審批的流程，在審批的過程中，單據(jù)會按照設(shè)定的流程一步步走下去。如：申請者-部門經(jīng)理-總經(jīng)理。1. 自由流程所謂自由流程說得簡單點(diǎn)就是上一步?jīng)Q定下一步，由上一步的審批人在審批完成后，根據(jù)需要選定下一步由誰去審批或者結(jié)束流程。對于單位某個流程不太明確或者可變性非常大的比較適用。2. 固定流程和自由流程的結(jié)合。固定流程和自由流程相結(jié)合指的是：原則上流程已經(jīng)設(shè)好了，應(yīng)該一步步走下去，但是在某個位置，審批人可以選定下一步的審批人，然后再按照預(yù)定的流程走下去。如：申請者-部門經(jīng)理-出納-財務(wù)經(jīng)理，對于大一點(diǎn)的公司，有多個出納，哪個出納在崗，就讓哪個出納審，那么就可以把出納那步設(shè)成自由流程，當(dāng)部門經(jīng)理審批完后，會自動列出所有的出納，部門經(jīng)理選擇其中的一個出納然后提交。3. 條件流轉(zhuǎn)以請款單為例：金額小于3000元，審批流程是：普通員工-部門經(jīng)理。如果金額大于3000元的審批流程是：普通員工-部門經(jīng)理-總經(jīng)理，那么在流程定義的時候，需要根據(jù)單據(jù)的填寫值進(jìn)行判斷，系統(tǒng)自動選擇流程。企業(yè)中，暢順的溝通對生產(chǎn)效率、管理質(zhì)量起到至關(guān)重要的作用。在異步通信已無法滿足辦公需求的形式下，好的即時溝通平臺，能夠幫助實(shí)現(xiàn)高效溝通，應(yīng)用于日常辦公就體現(xiàn)在第三方軟件平臺的支持與架構(gòu)。企業(yè)員工可以輕松地通過服務(wù)器所配置的組織架構(gòu)查找需要進(jìn)行通訊的人員，并采用豐富的溝通方式進(jìn)行實(shí)時溝通。文本消息、文件傳輸、直接語音會話或者視頻的形式滿足不同辦公環(huán)境下的溝通需求。
       通過一些軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場所。就一層樓辦公而言，公司各部門、機(jī)關(guān)處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了一些第三方軟件后，將分散在局域網(wǎng)的各個分廠和機(jī)關(guān)處室的電腦連接起來，在一層樓之間形成了一個依托網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬辦公場所�？梢酝ㄟ^第三方軟件支持，例如：騰訊通RTX是（Real Time eXpert）幫助企業(yè)提高運(yùn)作效率、降低溝通成本、拓展商業(yè)機(jī)會，是一種高度可管理、低成本、易部署的IT平臺。RTX集成了豐富的溝通方式，包括文本會話、語音/視頻交流、手機(jī)短信、文件傳輸、IP電話、網(wǎng)絡(luò)會議、以及應(yīng)用程序共享、電子白板等遠(yuǎn)程協(xié)作方式。
       通過軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協(xié)同、有新的公告發(fā)布均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。拿騰訊推出的RTX為例（為什么我不推薦QQ或者M(jìn)SN等通訊軟件，是因?yàn)镼Q和MSN經(jīng)過運(yùn)營商的服務(wù)器，因?yàn)榇蟊娀�的問題，各種破解、外掛軟件十分流行，做個人聊天工具還行，做為企業(yè)級應(yīng)用，總是讓人不放心。OA系統(tǒng)已經(jīng)很成熟，但實(shí)時的協(xié)同性卻不能讓人滿意。傳統(tǒng)OA是功能單一的通用工作流系統(tǒng)，而傳統(tǒng)MIS則是缺乏協(xié)助性的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，而有色院綜合管理系統(tǒng)則通過和RTX集成，融合了二者的優(yōu)勢，為個人和部門提供了一個具有人性化設(shè)計的統(tǒng)一辦公門戶，系統(tǒng)根據(jù)不同員工的崗位和權(quán)限，將其需要的功能集成在這個門戶內(nèi)，實(shí)現(xiàn)真正的人本管理。）它能即時溝通交流,方便、快捷地即時消息發(fā)送與接收，提供個性化展示以及狀態(tài)展示，提供查看聯(lián)系人在線狀態(tài)信息，可以方便、清晰地了解聯(lián)系人的在線狀態(tài)。提供廣播消息和系統(tǒng)消息，通知用戶關(guān)鍵信息，節(jié)省很多相關(guān)的通信費(fèi)用，上下級間的溝通也將更加順暢。
       以工作流管理為線索，將人員、信息等各項(xiàng)資源按一定的規(guī)則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構(gòu)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，將各類管理數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取、轉(zhuǎn)換，參與流轉(zhuǎn)。協(xié)同是網(wǎng)絡(luò)辦公的有力體現(xiàn)。協(xié)同工作的要素:流程、事件名稱、事件內(nèi)容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內(nèi)容時，使用者進(jìn)行文檔格式編輯。若文檔內(nèi)容需要修改，軟件辦公系統(tǒng)會自動顯示修改痕跡(如修改的內(nèi)容、時間、修改者的姓名)。
       在企業(yè)管理過程中，無論是管理人員，還是生產(chǎn)執(zhí)行人員手頭工作越積越多，往往顧此失彼，直接影響工作進(jìn)程，有色院綜合管理系統(tǒng)能自動采集關(guān)鍵任務(wù)進(jìn)度信息，形成任務(wù)到達(dá)和預(yù)警通知。工作過程的監(jiān)督與控制、工作流程狀態(tài)、處理時限等都是監(jiān)控的內(nèi)容之一。監(jiān)控是協(xié)同工作的有力保證。軟件辦公是通過定義工作流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)的，協(xié)同的發(fā)起人可以通過查看流程的節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)情況來監(jiān)控事件的處理過程。在協(xié)同事件建立時可以進(jìn)行事項(xiàng)跟蹤的設(shè)置。通過服務(wù)器操作，可對部門、分組、個人進(jìn)行權(quán)限控制，允許或禁止使用某項(xiàng)功能，保證即時通信的可管理性和網(wǎng)絡(luò)資源的合理分配；此外，可對信息進(jìn)行存檔和監(jiān)控，保證企業(yè)的信息傳播安全。
       首先，使用軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內(nèi)完成 (2)文件和工作都被自動、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當(dāng)于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息發(fā)布平臺使無效會議減少。
       其次，協(xié)作性、靈活性顯著提高。20世紀(jì)福特汽車創(chuàng)始人首先倡導(dǎo)的專業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式是一個偉大的創(chuàng)新。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅(qū)動因素。辦公化軟件不僅能夠幫助企業(yè)建設(shè)無邊界組織，消除企業(yè)的信息死角，成為企業(yè)上下左右溝通潤滑劑，而且提高了企業(yè)部門間的協(xié)作能力，增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)精神。
       第三，提高了管理效率。在軟件平臺上，可以了解每項(xiàng)業(yè)務(wù)、每個整理員的進(jìn)度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。
       第四，規(guī)范性增強(qiáng)。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運(yùn)行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度進(jìn)行。同時，杜絕了越權(quán)操作，防范了經(jīng)營風(fēng)險，增加了監(jiān)督性。
       最重要的一點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)了知識管理。文檔管理自動化可以使優(yōu)秀員工的思想技能不斷積累；能即時管理、更新每個部門的各種資料(如客戶資料)，使企業(yè)最大限度地降低人員離職時所帶來的人事成本。
       以上是介紹通過集成平臺及時提醒相關(guān)人員，使各項(xiàng)工作流程井然有序，順利推進(jìn)，保證了公司運(yùn)作的安全和連貫。過去在企業(yè)的信息化建設(shè)往往重視人、財、物這些有形的物質(zhì)資產(chǎn)管理，忽視了知識資產(chǎn)的管理。辦公軟件為各類工作人員的知識資產(chǎn)的安全，商務(wù)溝通，起到了很好的提高效率的作用，成為企業(yè)“提高生產(chǎn)力”的有力工具。下面介紹幾款辦公中常用的軟件在日常辦公中帶來的效率和效果。
       最早的辦公軟件出現(xiàn)在1977年，Apple II問世，PC之火全面燃開。但是真正推動銷售的還待一個軟件的出現(xiàn)：這就是Bricklin開發(fā)的電子表格Visicalc。1982年發(fā)布的電子表格Lotus 1-2-3�？梢院敛豢鋸埖卣f，這時的軟件已經(jīng)成為計算機(jī)業(yè)重要的推動力，也確立了軟件業(yè)的重要地位。辦公軟件慘烈一戰(zhàn)：微軟 vs Lotus。微軟Office的締造者、前首席軟件設(shè)計師西蒙尼回憶到：“我第一次看到Lotus 1-2-3，我就知道我們遇到麻煩了�！盠otus 1-2-3的目標(biāo)是256K內(nèi)存的計算機(jī)，性能多而且運(yùn)算速度快，Lotus很快就奪得銷量第一，還成為世界上第一個銷售超過100萬套的軟件。但意外的是微軟Multiplan在歐洲取得了成功。Microsoft Word是西蒙尼領(lǐng)導(dǎo)開發(fā)的第二個應(yīng)用程序。1983年1月1日，微軟發(fā)布Word For Dos 1.0，這是一個里程碑式的軟件產(chǎn)品。
       從1989年的office第一版，界面和windows3基本無異。最初幾個版本工具條變化是很明顯的。更多的色彩（256色）出現(xiàn)了，頗具創(chuàng)新意義，也頗具爭議的office小助手出現(xiàn)了。（97版的容顏實(shí)在不敢恭維），它其實(shí)相當(dāng)于一個動畫了的智能幫助。對于苦悶的工作是個調(diào)節(jié)，但是每次默認(rèn)啟動同樣的畫面，問同樣愚蠢的問題，讓人覺得很可笑。雖然后面的版本甚至做的更精致，添加了眾多角色。最終在2003的版本里還是去掉了默認(rèn)啟動。圖表數(shù)字看來菜單項(xiàng)從50增加到近300工具欄、任務(wù)Panes增加到30 20個新特性的增長，導(dǎo)致沒有地方放置。很難找到１０年歷史的功能。 設(shè)計新的用戶體驗(yàn)旨在：讓產(chǎn)品更加易用，增加人們使用產(chǎn)品的效率，讓人們簡單的發(fā)現(xiàn)需要的功能，可以創(chuàng)造更爽的文檔。 有很多新設(shè)計點(diǎn)被介紹，這里摘錄一些， Ribbon替代傳統(tǒng)的菜單和工具欄，非模態(tài)的界面設(shè)計，更加易于瀏覽，有很多tabs組成，每個tab由多個塊chucks組成，每個塊可以包含各自的控件，可以包含更多種類的控件 按鈕、圖形(Gallleries)、對話框，開發(fā)者可以自定制tab和chuck。
       辦公軟件是不僅是基礎(chǔ)軟件中應(yīng)用最廣泛的軟件之一，也與信息安全的關(guān)系特別密切。作為平臺性的軟件，一旦遭到破壞，整個系統(tǒng)就必然受到威脅。而基礎(chǔ)軟件的中國市場份額，無論是操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理軟件、中間件，還是辦公軟件，都被跨國巨頭所把持，這是目前我們面臨的比較嚴(yán)峻的形勢。所以筆者還是比較喜歡國產(chǎn)的WPS （Word Processing System），是金山軟件公司的一種辦公軟件。最初出現(xiàn)于1989年，在微軟Windows系統(tǒng)出現(xiàn)以前，DOS系統(tǒng)盛行的年代，WPS曾是中國最流行的文字處理軟件，1988年到1996年之間，“WPS就是電腦的代名詞”，WPS在國內(nèi)辦公軟件的市場份額曾高達(dá)90%以上。1996年是一個特殊的年份：對于金山，這是悲傷的一年，WPS告別了陽光燦爛的日子，與微軟的競爭“輸?shù)靡凰�糊涂”；對于微軟，則是“拿下”中國市場的標(biāo)志性年份。2008年8月的一天，當(dāng)雷軍向求伯君提出“我們準(zhǔn)備以3年時間和3500萬人民幣重寫WPS，年后的2005年，WPS的“脫胎換骨版”問世，WPS2005不僅實(shí)現(xiàn)了操作界面等形式上與微軟Office99.99%的一模一樣，技術(shù)上還實(shí)現(xiàn)了超越。正當(dāng)金山擔(dān)憂這個研發(fā)周期耗費(fèi)的資金從何而來時，WPS研發(fā)項(xiàng)目成為“國家863計劃”課題，獲得了一筆啟動資金。雖然微軟不僅在國內(nèi)而且在海外市場，都是金山WPS最大的競爭對手。但沒有了盜版的阻礙，在日本這個良好的市場中，WPS憑借優(yōu)越的性價比、與微軟Office深度兼容的特性，相當(dāng)于微軟Office十幾分之一的超小體積，爭得市場空間并非難事。WPS Office是一款的辦公軟件套裝，可以實(shí)現(xiàn)辦公軟件最常用的文字、表格、演示等多種功能。內(nèi)存占用低，運(yùn)行速度快，體積小巧。具有強(qiáng)大插件平臺支持，免費(fèi)提供海量在線存儲空間及文檔模板，支持閱讀和輸出PDF文件，全面兼容微軟Office97-2010格式（doc/docx/xls/xlsx/ppt/pptx等）。
       第二次浪潮的到來使得對效率的追求正在演變成整體競爭能力的衡量標(biāo)準(zhǔn)�？萍嫉倪M(jìn)步使得企業(yè)可以借助計算機(jī)技術(shù)提升效益。ERP實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資源效率，則務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資金效率，軟件則提升企業(yè)的信急效率、協(xié)作效率、辦公效率和管理效率，成為組織提升整體競爭能力的必需品。一個比較好的勾通軟件，能讓企業(yè)通過互聯(lián)網(wǎng)連成一體。
                                                                （作者單位：江蘇省東臺市宣傳部）