山西徐特立高級(jí)職業(yè)中學(xué)  郝衛(wèi)華

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的手工檔案管理工作越來(lái)越難以滿(mǎn)足實(shí)際需求，在職業(yè)中學(xué)的檔案管理工作中引入現(xiàn)代化管理方法和手段，使學(xué)校管理人員認(rèn)識(shí)到開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的重要性,已經(jīng)成為當(dāng)前職業(yè)中學(xué)檔案管理工作迫切需要研究解決的課題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；中學(xué)；現(xiàn)代化 

近年來(lái),由于國(guó)家發(fā)展中等職業(yè)教育政策的調(diào)整,特別是山西省從2011年起，將在兩年內(nèi)實(shí)現(xiàn)全省范圍中等職業(yè)教育免費(fèi)全覆蓋，在此基礎(chǔ)上學(xué)生還能享受每年1500元的國(guó)家助學(xué)金補(bǔ)貼,中等職業(yè)教育進(jìn)入了發(fā)展的快車(chē)道。此時(shí)，職業(yè)中學(xué)所面臨的就是生源的逐步增加，教學(xué)任務(wù)的日益繁重，進(jìn)而對(duì)學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量和效率也要求越來(lái)越高，職業(yè)中學(xué)急需改變?cè)�有的以手工為主的檔案管理方式，加快現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。

所謂檔案管理現(xiàn)代化，是相對(duì)檔案?jìng)鹘y(tǒng)手工管理而言的，它是以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代管理方法和手段，積極采用先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式和做法進(jìn)行改革，使檔案管理實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)的最佳效果。在信息經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)下,我們應(yīng)該把大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源作為現(xiàn)代化建設(shè)的主要方向，作為檔案部門(mén)做好檔案工作的中心任務(wù)和指導(dǎo)思想,為學(xué)校行政管理和教學(xué)任務(wù)而服務(wù)。 

一、當(dāng)前職業(yè)中學(xué)在檔案管理現(xiàn)代化方面存在的主要問(wèn)題 

（一）檔案管理不夠規(guī)范，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。職業(yè)中學(xué)學(xué)生檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，很多方面只能摸著石頭過(guò)河，自行規(guī)范，產(chǎn)生的檔案難免符合標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的要求。具體表現(xiàn)為：歸檔材料手續(xù)不完備；檔案材料頁(yè)面沒(méi)有日期記載，最常見(jiàn)的有：學(xué)生成績(jī)表、優(yōu)秀學(xué)生干部登記表、獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)表等各類(lèi)表格缺乏日期記載；頁(yè)面設(shè)置隨心所欲；書(shū)寫(xiě)用筆不規(guī)范�！　�

（二）檔案管理觀念陳舊，軟硬件條件差。如今，我們身處知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃，部分職業(yè)中學(xué)卻仍然使用紙質(zhì)檔案。有研究者已經(jīng)注意到這種現(xiàn)象，指出：目前還沒(méi)有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，學(xué)生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實(shí)體管理模式中。學(xué)生檔案管理體制、管理模式、技術(shù)手段明顯滯后于信息時(shí)代。 

（三）檔案管理編研滯后。在檔案管理工作中,編研是一項(xiàng)具有較高層次的信息開(kāi)發(fā)工作,編研工作者始終存在著“重文書(shū),輕教學(xué)”的現(xiàn)象，容易出現(xiàn)編研材料內(nèi)容單一、檔次較低的情況。上述問(wèn)題的存在,主要原因有以下幾點(diǎn):1、檔案管理人員思想觀念轉(zhuǎn)變緩慢，檔案管理人員總是把管好檔案作為檔案工作的重點(diǎn),沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息的潛在作用和利用價(jià)值,致使檔案工作跟不上學(xué)校發(fā)展的步伐。2、檔案信息開(kāi)發(fā)工作的基礎(chǔ)比較薄弱，一是歸檔文件材料完整性查;二是信息收集渠道有待拓寬;三是檔案人員開(kāi)發(fā)信息的業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。3、檔案信息開(kāi)發(fā)的規(guī)模需逐步擴(kuò)大和完善,從檔案信息價(jià)值和作用來(lái)看,應(yīng)選擇多種方式逐步擴(kuò)大檔案信息開(kāi)發(fā)規(guī)模。 

二、職業(yè)中學(xué)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的手段和相應(yīng)的改進(jìn)措施

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，確保檔案管理工作有章可循。各級(jí)政府、部門(mén)十分重視檔案管理工作，先后頒布了多部法規(guī)用來(lái)規(guī)范檔案管理工作，但直接針對(duì)中學(xué)檔案管理類(lèi)的法律、法規(guī)還屬于空白。建議教育部門(mén)能夠在《檔案法》的指導(dǎo)下，結(jié)合職業(yè)學(xué)校的實(shí)際情況，制定相關(guān)法規(guī)，確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。學(xué)校方面，應(yīng)建立綜合檔案室,配備專(zhuān)管人員,做到機(jī)構(gòu)健全,人員落實(shí),建立規(guī)范化的檔案管理利用開(kāi)發(fā)制度,歸檔有范圍,立卷有標(biāo)準(zhǔn),借閱有規(guī)定,保密有條例,庫(kù)房管理有措施,開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo),這就在具體細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開(kāi)展。 

（二）改進(jìn)檔案管理工作人員服務(wù)態(tài)度。熱情主動(dòng)提供服務(wù)是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的必備素質(zhì)。檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用,既要堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事,又要注意改善服務(wù)態(tài)度,提高服務(wù)質(zhì)量,做到熱情、主動(dòng)、準(zhǔn)確、迅速。如針對(duì)學(xué)生成績(jī)、品德、操守方面的檔案信息收集，要善于抓住各種機(jī)會(huì)，廣泛宣傳信息收集的意義和作用，由班主任擔(dān)任聯(lián)絡(luò)員，每當(dāng)學(xué)生檔案增加材料，經(jīng)班主任驗(yàn)證簽字后，及時(shí)送交檔案室。這樣既有利于檔案材料收集的橫向聯(lián)系，又有利于材料收集過(guò)程中的保密與安全，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地把檔案材料收集到位。還有，在編寫(xiě)校史,出版校慶紀(jì)念冊(cè)和創(chuàng)辦校史展覽館等方面,學(xué)校檔案室應(yīng)改變那種“坐等上門(mén)、看門(mén)守?cái)偂钡姆忾]式做法,主動(dòng)提供大量珍貴的檔案材料,將建校成果進(jìn)行全面的收集、精心整理匯編成冊(cè),充分利用檔案信息資源,為學(xué)校的建設(shè)作貢獻(xiàn)。 

（三）提升編研能力，體現(xiàn)社會(huì)價(jià)值。學(xué)校檔案管理人員應(yīng)提升研究現(xiàn)有檔案的能力和水準(zhǔn),向社會(huì)提供經(jīng)過(guò)編研加工后可利用的信息,以減少利用者查閱的耗時(shí),從而提高檔案室的整體形象,使其鮮明的特點(diǎn)和獨(dú)有的多重功能發(fā)揮得更趨完善。

（四）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備。學(xué)校在培養(yǎng)現(xiàn)有檔案管理人員的同時(shí)，還需要從大中專(zhuān)畢業(yè)生中選撥聘用計(jì)算機(jī)應(yīng)用、檔案管理等專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型現(xiàn)代化專(zhuān)業(yè)人才，從而全面推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化。同時(shí)，一定要加大資金投入,加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)力度,依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、專(zhuān)業(yè)的管理軟件快速推動(dòng)學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。當(dāng)今社會(huì),先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作也是如此:計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索;微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之,計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程,使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。

總之，檔案管理工作者既要擺正態(tài)度，熱情主動(dòng)地提供服務(wù),又要加強(qiáng)制度建設(shè)，健全和熟悉檔案資料,規(guī)范檔案的收集、保存、檢索的程序,提高檔案的利用率,還應(yīng)對(duì)檔案研編的利用效果和反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究, 使信息資源的開(kāi)發(fā)和利用達(dá)到較高水平。要在工作中尋找不足，以高度的重視、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)、科學(xué)的態(tài)度，將職業(yè)中學(xué)檔案管理工作提升到新的層次，努力全面實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。 

參考文獻(xiàn)： 

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