山西徐特立高級職業(yè)中學  郝衛(wèi)華

摘 要：隨著計算機信息及網絡技術的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的手工檔案管理工作越來越難以滿足實際需求，在職業(yè)中學的檔案管理工作中引入現代化管理方法和手段，使學校管理人員認識到開發(fā)利用檔案信息資源的重要性,已經成為當前職業(yè)中學檔案管理工作迫切需要研究解決的課題。

關鍵詞：檔案管理；中學；現代化 

近年來,由于國家發(fā)展中等職業(yè)教育政策的調整,特別是山西省從2011年起，將在兩年內實現全省范圍中等職業(yè)教育免費全覆蓋，在此基礎上學生還能享受每年1500元的國家助學金補貼,中等職業(yè)教育進入了發(fā)展的快車道。此時，職業(yè)中學所面臨的就是生源的逐步增加，教學任務的日益繁重，進而對學校檔案管理工作的質量和效率也要求越來越高，職業(yè)中學急需改變原有的以手工為主的檔案管理方式，加快現代化建設進程。

所謂檔案管理現代化，是相對檔案傳統(tǒng)手工管理而言的，它是以系統(tǒng)論等現代管理科學為指導，應用現代管理方法和手段，積極采用先進的管理技術與設備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式和做法進行改革，使檔案管理實現總目標的最佳效果。在信息經濟的新形勢下,我們應該把大力開發(fā)檔案信息資源作為現代化建設的主要方向，作為檔案部門做好檔案工作的中心任務和指導思想,為學校行政管理和教學任務而服務。 

一、當前職業(yè)中學在檔案管理現代化方面存在的主要問題 

（一）檔案管理不夠規(guī)范，缺乏統(tǒng)一標準。職業(yè)中學學生檔案管理沒有統(tǒng)一的標準，很多方面只能摸著石頭過河，自行規(guī)范，產生的檔案難免符合標準、規(guī)范的要求。具體表現為：歸檔材料手續(xù)不完備；檔案材料頁面沒有日期記載，最常見的有：學生成績表、優(yōu)秀學生干部登記表、獎學金申請表等各類表格缺乏日期記載；頁面設置隨心所欲；書寫用筆不規(guī)范�！　�

（二）檔案管理觀念陳舊，軟硬件條件差。如今，我們身處知識經濟時代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃，部分職業(yè)中學卻仍然使用紙質檔案。有研究者已經注意到這種現象，指出：目前還沒有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學生檔案管理應用軟件，學生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實體管理模式中。學生檔案管理體制、管理模式、技術手段明顯滯后于信息時代。 

（三）檔案管理編研滯后。在檔案管理工作中,編研是一項具有較高層次的信息開發(fā)工作,編研工作者始終存在著“重文書,輕教學”的現象，容易出現編研材料內容單一、檔次較低的情況。上述問題的存在,主要原因有以下幾點:1、檔案管理人員思想觀念轉變緩慢，檔案管理人員總是把管好檔案作為檔案工作的重點,沒有充分認識到檔案信息的潛在作用和利用價值,致使檔案工作跟不上學校發(fā)展的步伐。2、檔案信息開發(fā)工作的基礎比較薄弱，一是歸檔文件材料完整性查;二是信息收集渠道有待拓寬;三是檔案人員開發(fā)信息的業(yè)務素質需要提高。3、檔案信息開發(fā)的規(guī)模需逐步擴大和完善,從檔案信息價值和作用來看,應選擇多種方式逐步擴大檔案信息開發(fā)規(guī)模。 

二、職業(yè)中學檔案管理實現現代化的手段和相應的改進措施

（一）加強制度建設，確保檔案管理工作有章可循。各級政府、部門十分重視檔案管理工作，先后頒布了多部法規(guī)用來規(guī)范檔案管理工作，但直接針對中學檔案管理類的法律、法規(guī)還屬于空白。建議教育部門能夠在《檔案法》的指導下，結合職業(yè)學校的實際情況，制定相關法規(guī)，確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。學校方面，應建立綜合檔案室,配備專管人員,做到機構健全,人員落實,建立規(guī)范化的檔案管理利用開發(fā)制度,歸檔有范圍,立卷有標準,借閱有規(guī)定,保密有條例,庫房管理有措施,開發(fā)利用有目標,這就在具體細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。 

（二）改進檔案管理工作人員服務態(tài)度。熱情主動提供服務是開發(fā)利用檔案信息資源的必備素質。檔案信息資源開發(fā)與利用,既要堅持按規(guī)章制度辦事,又要注意改善服務態(tài)度,提高服務質量,做到熱情、主動、準確、迅速。如針對學生成績、品德、操守方面的檔案信息收集，要善于抓住各種機會，廣泛宣傳信息收集的意義和作用，由班主任擔任聯絡員，每當學生檔案增加材料，經班主任驗證簽字后，及時送交檔案室。這樣既有利于檔案材料收集的橫向聯系，又有利于材料收集過程中的保密與安全，及時、準確、完整地把檔案材料收集到位。還有，在編寫校史,出版校慶紀念冊和創(chuàng)辦校史展覽館等方面,學校檔案室應改變那種“坐等上門、看門守攤”的封閉式做法,主動提供大量珍貴的檔案材料,將建校成果進行全面的收集、精心整理匯編成冊,充分利用檔案信息資源,為學校的建設作貢獻。 

（三）提升編研能力，體現社會價值。學校檔案管理人員應提升研究現有檔案的能力和水準,向社會提供經過編研加工后可利用的信息,以減少利用者查閱的耗時,從而提高檔案室的整體形象,使其鮮明的特點和獨有的多重功能發(fā)揮得更趨完善。

（四）加強人才培養(yǎng)，加大資金投入，引進先進技術設備。學校在培養(yǎng)現有檔案管理人員的同時，還需要從大中專畢業(yè)生中選撥聘用計算機應用、檔案管理等專業(yè)的復合型現代化專業(yè)人才，從而全面推動學校檔案管理工作的現代化。同時，一定要加大資金投入,加強檔案管理信息化建設力度,依托先進的技術設備、專業(yè)的管理軟件快速推動學校檔案事業(yè)的發(fā)展進程。當今社會,先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此:計算機廣泛應用于檔案管理、統(tǒng)計和檢索;微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之,計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進程,使之進入現代化管理的先進行列。

總之，檔案管理工作者既要擺正態(tài)度，熱情主動地提供服務,又要加強制度建設，健全和熟悉檔案資料,規(guī)范檔案的收集、保存、檢索的程序,提高檔案的利用率,還應對檔案研編的利用效果和反饋信息進行綜合性的分析、研究, 使信息資源的開發(fā)和利用達到較高水平。要在工作中尋找不足，以高度的重視、嚴謹的作風、科學的態(tài)度，將職業(yè)中學檔案管理工作提升到新的層次，努力全面實現檔案管理工作的現代化建設。 

參考文獻： 

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